Sont-ils satisfaits des méthodes actuelles (de demandes de congés ou de gestion des notes de frais) ? Cartographier et préparer les phases du projet. Lorsqu’un effectif dépasse les 30 salariés, la mise en place d’un SIRH devient cruciale pour une entreprise. Commencez par réaliser un audit pour passer en revue l’existant : les processus RH, les outils RH, les pratiques en place, etc. S’organiser pour réussir. Grâce à ce système qui repose sur un ensemble de logiciels, les décisions prises par les managers RH gagnent en qualité et, par conséquent, les employés deviennent plus efficaces. Vous devez choisir avec soin le responsable qui pilotera votre projet. Les collaborateurs n’ont pas accès à la politique de dépenses, font des erreurs dans les déclarations ou joignent des justificatifs non valables. Suivi des actions et évaluation 6. Cela vous permettra également de rassembler toutes les informations en rapport avec le service RH. La mise en place d’un projet est un processus comportant quatre moments-clés : (1) le déclencheur du projet, (2) l’élaboration du projet, (3) la mise en uvre du projet et (4) l’évaluation du projet. Dans ce contexte, il est important de suivre certaines étapes qui sont prévues par la méthodologie de … Plusieurs méthodes peuvent ê… En savoir plus sur Lucca, Notre communauté Le service comptable reçoit les notes de frais très tard, ce qui accroît sa charge de travail en fin de mois. Grâce à l’appui de solutions innovantes, le secteur des RH et particulièrement celui des SIRH profitent de nombreux atouts. La mise en place d’un SIRH Donner à votre projet les meilleures chances de succès R PAIE -C www.cavelex.com - Cave Lex - SAS au capital de 25 000 € - Siret 518 225 560 00011 - forhmaction@cavelex.com La mise en place d’un outil si complexe comme CRM Bitrix24 demande non seulement l’effort technique mais aussi l’effort organisationnel de la part du client et de la personne qui effectue l’implantation. Vous pouvez désormais partir à la recherche d’un outil SIRH pour vous y aider. Pour minimiser les réticences, vous ne devez pas hésiter à communiquer les bénéfices individuels et communs profitables à chacun des collaborateurs. En effet, débuter son projet sans prendre du recul sur ses méthodes revient à coudre un vêtement sans prise de mesures ni patron… il risque de ne pas être ajusté. Les différentes étapes du projet vous permettront de choisir l’outil SIRH qui répondra à vos besoins et assureront la réussite de sa mise en place dans votre entreprise. Qui valide ? D’ailleus, l’offe logicielle est devenue pléthorique. L’élaboration et la mise en place d’un cahier des charges répondent à des impératifs hautement nécessaires pour la vie de l’entreprise. Quelles son… La technique de la cartographie des processus est particulièrement adaptée pour vous aider à obtenir une vision globale de vos méthodes. Pour ce faire, il vous faut lister de manière exhaustive chacune des tâches administratives RH à réaliser par les collaborateurs. Depuis quel environnement : iOS, Android ? Il est important qu’une équipe soit dédiée, avec si possible un chef de projet, afin d’optimiser votre temps et d’identifier les besoins de chacun. En simplifiant et facilitant les processus et la gestion administrative, le système d’information des Ressources Humaines participe donc à remettre l’humain au centre de … Un projet de transformation RH ne peut se faire sans une étude prospective au préalable, afin de mesurer les changements qui vont s’opérer et évaluer leurs différents impacts. Faites une enquête de satisfaction auprès de vos collaborateurs, Analysez vos méthodes actuelles et identifiez les processus à améliorer, Étudiez l’impact financier de vos méthodes et vos besoins techniques, Élaborez une grille de notation pour couvrir vos besoins fonctionnels, Rédigez une note de cadrage à destination des éditeurs de solutions RH. En effet, la mise en place dâun SIRH nécessite des connaissances à la croisées entre plusieurs disciplines, à la fois techniques, légales et opérationnelles. Il est important dâavoir la bonne équipe pour piloter le projet SIRH. Il doit également améliorer les conditions de déploiement du département RH. Il doit sâintégrer facilement à votre système dâinformation, facile à prendre en main et favoriser les échanges dâinformations internes (échanges entre collaborateurs, processus de validation, etc.). Il est nécessaire de satisfaire leurs besoins et comprendre leur fonctionnement en tant qu’individu pour assurer la réussite d’un projet SIRH. La réussite de votre projet SIRH dépend également du respect de différentes phases : 1. En amont de la mise en place effective du système, différents stades sont à opérer dans la mise en œuvre de la solution. validation directe depuis le planning ou un email de notification ou validation sur deux niveaux. La mise en place de ce projet créera des modifications dans les habitudes de travail sur des actions sensibles : congés, paie etc. L’état des lieux technique : quel logiciel de paie ou de comptabilité utilisez-vous ? Désormais, c’est le SIRH qui se charge de l’automatisation de la plupart des tâches des ressources humaines et d’améliorer leur suivi. Gestion des entretiens et suivi des objectifs, Distribution dématérialisée des bulletins de paie, Les 3 solutions essentielles pour constituer votre SIRH, À propos Le 17/03/2014 Un SIRH, par où commencer ? Mise en œuvre et communication interne 5. De l’identification de vos besoins à la mesure du ROI, en passant par le déploiement de la solution, vous connaissez maintenant toutes les étapes pour réussir la mise en place de votre SIRH. relance automatique des demandes non validées. Pour profiter pleinement de ses nombreux avantages , il est essentiel de procéder à un déploiement en bonne et due forme . Constitution d’une équipe projet 2. Recherche et sélection de l’éditeur de logiciel RH 4. Réaliser un état des lieux 2. Mettre en place ou changer de SIRH (système d’information des ressources humaines) représente un enjeu majeur pour une entreprise, car une telle évolution impacte la plupart des services (recrutement, formation ou encore gestion de la paie) et, par extension, des collaborateurs. Rédaction du cahier des charges 3. Vous devez donc faire un checklist de ce dont vous avez besoin, en anticipant les besoins futurs. L’état des lieux métier : Quels sont les différents types de congés en dehors des CP et RTT (récupération, ancienneté, fractionnement…) ? Analyse de vos besoins fonctionnels… Voici les 5 étapes clés d’un projet SIRH … Piloter la mise en œuvre du SIRH. Désormais, câest le SIRH qui se charge de lâautomatisation de la plupart des tâches des ressources humaines et dâaméliorer leur suivi. Un des principaux enjeux humains est de donner du sens afin de montrer que le projet est en phase avec la stratégie de l'entreprise et démontrer que le projet apporte de l'efficience dans l'organisa… Qui a accès aux informations? Il se chargera du respect du budget déjà établi par lâéquipe SIRH en amont. Vous l’aurez compris, l’implantation du SIRH est un gros chantier qu’il convient de préparer et d’accompagner avec précaution. Constituer la bonne équipe pour le projet SIRH, 3. Opter pour le logiciel SIRH le plus adapté. La mise en place d’un SIRH permet de gagner en efficacité en réalisant moins d’administratif dans toutes les strates de l'entreprise. « Le système d’infomation ressources humaines (SIRH) ressemble de plus en plus à un gigantesque jeu de Lego®. Anticiper pour : 1. Il est également primordial de connaître les attentes de tous collaborateurs de ce nouveau dispositif. Pour un grand nombre d’entreprises, l’objectif de mise en œuvre d’un logiciel SIRH vise à améliorer les gains et la productivité. La mise en place d’un SIRH (Système d’information des Ressources humaines) est toujours un moment délicat dans la vie d’une entreprise.En effet, ce type de solution impacte largement l’ensemble des services et du personnel. Le SIRH est lâune des artères de lâorganisation interne de lâentreprise. 2 Un SIRH, par où commencer ? Toutefois, l’un des éléments les plus importants reste la communication que vous en faites à vos collaborateurs. Il ne sâagit pas dâutiliser le logiciel le plus populaire, mais dâopter pour le logiciel qui correspond à vos besoins et à vos attentes. Afin d’optimiser le traitement des ressources humaines, il est essentiel … Avant de rentrer dans le vif des étapes d'un projet SIRH, un temps d’analyse est nécessaire. Au moment de s’équiper, certaines sociétés en profitent pour moderniser et automatiser l’ensemble de leurs processus administratifs et optent pour une suite intégrée (aussi appelée ERP). Oublier d’observer, analyser et comprendre les processus existants 2. 3. Définir le périmètre du projet. Prenons l’exemple des fonctionnalités nécessaires à la gestion des congés et des absences par les managers : Évaluez ensuite l’importance de ces fonctionnalités et leur priorité de mise en place dans votre organisation actuelle. Combien de temps passent-ils à déclarer une dépense ou leur temps de travail quotidien ? Vous pourrez ainsi bénéficier de leur expertise pour mieux identifier les besoins transversaux de votre entreprise. En le communiquant, vous enlèverez des doutes auprès de vos collaborateurs sur les changements qui se déroulent dans lâentreprise. archiver les justificatifs pour être en conformité avec la loi, rendre les règles de congés ou la politique de dépenses accessibles à tous les collaborateurs pour gagner du temps…. accès aux soldes prévisionnels des congés des équipes. Plusieurs acteurs devront porter ce projet pendant plusieurs mois, provenant de différents services (direction, services RH, informatique, financier, collaborateurs etc). Certaines tâches sont-elles trop chronophages ? Cette étape vous permet d’identifier les points problématiques avec plus de facilité. Le choix de la mise en place d’un SIRH concerne tout le monde dans l’entreprise. un sondage qui remonte l’insatisfaction de vos collaborateurs, des retards systématiques sur les déclarations de dépenses ou de suivi des temps, Transmettre la note de frais au service financier, Saisir la note de frais dans les écritures comptables. Les managers attendent le dernier moment pour s’atteler à la tâche et valident le plus souvent sans vérifier les notes de frais de leur équipe. Réaction en chaîne, le remboursement des notes de frais tarde à son tour. 3. Différentes étapes sont à respecter à commencer par la définition des priorités. SIRH : quelles sont les étapes de la conduite du changement ? Dans le cadre de la future mise en place d’un logiciel de gestion des ressources humaines (GRH), les managers et responsables SIRH doivent savoir établir leurs priorités. Élaborer le cahier des charges en adéquation avec les enjeux de l'entreprise. Diagnostiquer son système actuel et exploiter des pistes d'optimisation des outils RH. Elle peut passer par la communication interne, voire des formations dispensées par les futurs intégrateurs. Les gestionnaires d’entreprises d’expérience auraient surement le conseil suivant pour vous : … Avec la transformation digitale, les métiers des RH ont également mué. Remplissez le formulaire. Font-ils face à des problèmes récurrents ? En effet, après la phase de « choix de la solution », (choix du progiciel), de grandes étapes sont à mener, de l’implémentation jusqu’à l’intégration de l’outil, phases facteurs clés de … Les entreprises qui ont mené avec succès un projet de mise en place d’un SIRH respectent généralement les principes suivants : Les facteurs clés de succès d’un projet SIRH Impliquer l’ensemble des parties prenantes clés dans le design et l’implémentation du changement (Finance, Juridique, Achats, IT, Managers, Employés…). Les 5 étapes clés de la mise en place dâun SIRH, 2. Déployer un SIRH, c’est opérer un premier arbitrage. Mettre en place un processus clair et chronologiquede mise en œuvre de la dématérialisation. Vous devez également intégrer la direction des systèmes dâinformations (DSI), afin de vous aider à déployer les outils dont vous aurez besoin pour le projet. Vos collaborateurs ont-ils besoin d'avoir accès au SIRH depuis un téléphone portable? La première étape d’un projet d’assistance à maîtrise d’ouvrage consiste en une phase d’observation : l’analyse de l’existant. Les 3 premières étapes vers un SIRH: 1. Les 5 étapes clés de la mise en place d’un SIRH ... En effet, la mise en place d’un SIRH nécessite des connaissances à la croisées entre plusieurs disciplines, à la fois techniques, légales et opérationnelles. Pour cela, la formalisation des processus existants est une étape indispensable. Si vous êtes une PME, votre projet SIRH ne nécessite pas forcément de vous lancer dans la rédaction d’un long cahier des charges. S’organiser pour réussir. La personne doit avoir la capacité de mener une équipe et être le bon interlocuteur entre le service RH et lâéditeur du SIRH. Tous ces oublis peuvent générer de réels freins au chan… La décision et la mise en place d’un tel système sont longues. Voici trois grandes étapes préliminaires à intégrer dans votre gestion de projet SIRH. 2. Parce que le futur SIRH sera utilisé par lâensemble des services (gestion des absences notamment), la pédagogie nâest pas de trop. Valorisation des résultats RSE obtenus vis‐à‐vis de l’ensemble des parties prenantes Les 7 étapes de la démarche RSE Temps Les données à traiter : les identifier, les classer et les hiérarchiser Fiabiliser la reprise de données pour réussir l'étape d'informatisation des données Les étapes clés de la mise en oeuvre du SIRH : conception, recette, pilote, communication Le SIRH est le système d’information de gestion des ressources humaines (RH). Travaillez en plusieurs phases, par briques fonctionnelles et installer les modules progressivement. Ce budget doit être travaillé avec minutie, avant de sélectionner lâéditeur le plus en adéquation avec vos besoins. Le schéma ci-dessous représente un exemple de modèle de gestion de données via des systèmes d’information disparates comparé à celui d’un SIRH unique. S’assurer d’une bonne ergonomiedu poste de travail : évaluer et analyser le futur environnement et les conditions de travail du collaborateur. Préciser la méthodologie de mise en place d'un SIRH (Système d'Information RH). Un logiciel RH a un impact sur de nombreux services (finances, informatique…) et niveaux de responsabilités (collaborateurs, managers, administrateurs…). Un logiciel qui convient à une entreprise peut ne pas convenir à la vôtre. Le logiciel doit faciliter la mobilité grâce à une accessibilité sur différents supports. La première étape consiste à réaliser un audit de ce qui est déjà en place au sein de lâentreprise comme les outils RH, les processus ainsi que les pratiques déjà applicables en gestion de projet. Avant de mettre en place le SIRH, vous devez vous assurer que tous les acteurs du projet puissent être mobilisés. Comptez 6 à 24 mois pour mûrir vos besoins, choisir votre solution SIRHet la déployer. Le choix de la mise en place d’un SIRH concerne tout le monde dans l’entreprise. Les enjeux des Ressources Humaines sont multiples et fondamentaux pour le bon fonctionnement global d’une entreprise. 3 1. Le rétroplanning constitue aussi un point important à ne pas négliger pour avoir un suivi budgétaire précis. Etablir le budget et mettre en place un rétroplanning. Il faut en premier lieu le sponsor de la … Plus vous êtes impliqué(e) dans le projet, plus les salariés sâimpliquent également. Aujoud’hui, le SIRH bénéficie d’un nouvel esso avec les nouvelles technologies de l’infomation et de la communication (NTIC). Mettez en avant les avantages que cela procurera pour la société. Vérifier la bonne conduite du projetentre les différents départements internes ou a… Trouvent-ils des processus pénibles ou complexes à réaliser ? Les Ressources humaines ont pour objectif la gestion administrative du personnel de l’entreprise, son pilotage ainsi que son évolution professionnelle. La mise en place d’un SIRH permet de gagner en efficacité en réalisant moins d’administratif dans toutes les strates de l’entreprise. Présentation de l’entreprise : nombre d’établissement, organisation juridique, nombre de salariés, organigramme, perspective de recrutements…. Amélioration de la démarche 7. Elaboration d’un plan d’actions RSE 4. Vous devez pouvoir compter sur une équipe efficace, qui dispose des savoir-faire nécessaires pour mener à bien le projet. 2. Aussi bien auprès de la direction que des équipes. Vous devenez votre propre ambassadeur. crédit des jours de récupération par le manager. Commencez d’abord par sonder l’ensemble des collaborateurs : L’une des étapes d’un projet SIRH consiste à identifier les processus existants pouvant être optimisés. Généralement, lâéquipe doit être composée de plusieurs membres des directions de ressources humaines, de la direction de lâentreprise pour la validation de certaines décisions et du budget alloué au projet. Comment intégrer un système d’information et de gestion des ressources sirh 1. Les types de contrats, les avantages . Vous devez également définir toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin comme les gestions des congés, des absences, des notes de frais, des plannings, les entretiens professionnels et individuels, etc. L’état des lieux fonctionnel : comment les données sont-elles stockées et utilisées? Pour réussir la mise en place de votre SIRH, vous devez avant tout mobiliser des ressources et des expertises variées. Cette entité gérera également les licences informatiques et les SI pour vous aider à faire face aux problèmes techniques. Cela permet de faire le point sur ce qui va et ce qui ne va pas, ce qui a besoin d’être modifié ou doit être conservé.. Qu’est-il attendu ? Etablir le budget et mettre en place un rétroplanning, 4. Il faut en effet identifier ce qui peut être perfectible dans vos processus actuels pour assurer la réussite de sa mise en place.. En effet, débuter son projet sans prendre du recul sur ses méthodes revient à coudre un vêtement sans prise de mesures ni patron… il risque de ne pas être ajusté. Spécifiez le temps que prend la tâche ainsi que sa forme (papier, excel, mail…). En amont de la mise en place d’un projet SIRH, il est primordial de cadrer votre projet car il conditionne sa bonne implémentation. Les enjeux liés aux collaborateurs de l’entreprise sont en majorité individuels puis collectifs. Avant de rentrer dans le vif des étapes d'un projet SIRH, un temps d’analyse est nécessaire. Prenons l’exemple de la gestion des notes de frais ci-après. Certaines fonctionnalités considérées comme moins pertinentes sont parfois indispensables pour le bon fonctionnement de lâentreprise. En cherchant à les identifier ces processus, vous allez recevoir toutes sortes de signaux : Si vous êtes confronté à ce type de signaux, c’est le moment de rentrer dans le détail de vos méthodes.
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